Kalurahan Sumbergiri

Pada hari Kamis, 7 Desember 2023 telah dilaksanakan acara sosialisasi dengan tema “Pentingnya Pengelolaan Arsip Keluarga” di Padukuhan Gedaren 1. Perlu diketahui bahwa sosialisasi ini merupakan salah satu program kerja dari Mahasiswa KKNR-8648 UNY periode Oktober-Desember tahun 2023 di Padukuhan Gedaren 1. Sosialisasi ini dihadiri oleh Ibu-Ibu PKK se wilayah Padukuhan Gedaren 1 dari 4 RT yang ada. Sosialisasi dimulai Pukul 13.00 WIB dan Berakhir Pukul 15.00 WIB. Sosialisasi ini diikuti oleh kurang lebih dua puluh tiga (23) Ibu-Ibu PKK. Pembicara dalam sosialisasi ini adalah Mahasiswa KKNR-8648 UNY yaitu Rofi’ah Maharani dari Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran. Adapun rangkaian acara sosialisasi meliputi pembukaan, penyampaian materi, praktik enkapsulasi dokumen, pembagian kenang-kenangan berupa map clear holder, penutup, dan diakhiri dengan sesi foto bersama-sama. Sosialisasi Pentingnya Pengelolaan Arsip Keluarga bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada masyarakat di Padukuhan Gedaren 1 mengenai pentingnya pengelolaan dan penyimpanan arsip keluarga.

Setiap individu dalam sebuah keluarga tentunya mempunyai dokumen-dokumen yang berharga seperti ijazah, akta kelahiran, sertifikast tanah, kartu keluarga dan sebagainya. Meskipun disebut sebagai dokumen berharga, namun seringkali masyarakat tidak mengelola dengan baik. Apabila dokumen penting tersebut ingin digunakan, masyarakat baru kebingungan mencari dokumen tersebut. Dengan kata lain, pengelolaan arsip keluarga selama ini masih dianggap sepele. Padahal kegiatan pengelolaan arsip keluarga itu sangat penting karena dapat menurunkan potensi kerusakan dan kehilangan dokumen penting keluarga. Oleh karena itu, berdasarkan latar belakang masalah tersebut, Mahasiswa KKNR-8648 UNY periode Oktober-Desember tahun 2023 berinisiatif untuk menyelenggarakan Sosialisasi dengan tema “Pentingnya Pengelolaan Arsip Keluarga” di Padukuhan Gedaren 1.

Dalam Sosialisasi Pentingnya Pengelolaan Arsip Keluarga Di Padukuhan Gedaren 1 dijelaskan bahwa pengelolaan arsip keluarga secara sederhana bisa menggunakan document keeper seperti map clear holder dan teknik enkapsulasi yang berperan sebagai pengganti laminating. Anggota dan kader PKK, sebagai ibu rumah tangga dapat mengelompokkan dan memberi label arsip sesuai dengan jenisnya, misalnya arsip pendidikan, arsip pekerjaan, arsip keuangan, arsip kesehatan, dan sebagainya. Selain itu, dalam pengelompokkan dokumen-dokumen penting tersebut perlu dipilah per-individu berdasarkan subjeknya seperti arsip ayah, arsip ibu, dan arsip anak. Nantinya dokumen yang sudah dipilah ditempatkan dalam stop map khusus atau map penyimpanan dokumen sehingga lebih tertata dan terlindungi. Apabila dokumen-dokumen penting tersebut dilakukan pengarsipan, maka akan memudahkan dalam mencari ketika dibutuhkan.

Pengelolaan arsip yang baik akan berdampak positif bagi keluarga itu sendiri. Bukan hanya sebagai catatan keluarga dan aset penting, tetapi juga sebagai sumber pendidikan keluarga, sumber pengambilan keputusan keluarga, dan sebagainya. Diharapkan dari sosialisasi ini masyarakat Padukuhan Gedaren 1 nantinya dapat mulai tertib melakukan pengarsipan dokumen penting milik anggota keluarga. Sosialisasi tentang pentingnya pengelolaan arsip keluarga merupakan investasi dalam keberlanjutan warisan. Dengan melakukan pengelolaan arsip keluarga, maka akan membangun koneksi emosional antargenerasi dan memberikan warisan yang kaya akan cerita serta nilai-nilai kepada generasi yang akan datang.

Kata-kata motivasi:

"Merawat arsip keluarga adalah seperti merangkai puzzle warisan kita. Setiap foto, setiap surat, dan setiap catatan memiliki peran penting dalam membentuk kisah keluarga yang berharga. Sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip keluarga adalah langkah awal kita untuk memastikan bahwa jejak warisan kita tidak hanya bertahan, tetapi bersinar dalam kehidupan generasi mendatang."

Semoga kata-kata motivasi ini dapat mendorong masyarakat untuk mulai tertib melakukan pengarsipan dokumen penting milik anggota keluarga agar lebih aman dan memudahkan dalam mencari ketika dibutuhkan.

Penyusun:

Rofi'ah Maharani

Aulia Tiara Shanti